Software auswählen, ohne sich etwas verkaufen zu lassen

Eine neue Software löst selten ein Problem, das vorher niemand verstanden hat. Trotzdem beginnt die Auswahl oft mit Prospekten und Vorführungen. Am Ende gewinnt dann das Programm mit der überzeugendsten Präsentation, nicht das, das am besten zu Ihrem Betrieb passt. Die folgenden Schritte setzen beim Ablauf an, nicht bei der Präsentation.

1. Erst den Ablauf, dann die Software

Sehen Sie sich zuerst an, wie heute gearbeitet wird, gemeinsam mit den Leuten, die den Ablauf täglich machen: Wer tut was, mit welchem Programm, wo wird gewartet, wo wird abgetippt? Manchmal zeigt sich dabei, dass gar keine neue Software nötig ist, sondern eine Schnittstelle zwischen zwei vorhandenen Programmen.

2. Anforderungen aufschreiben, bevor der erste Anbieter kommt

Aus dem Ablauf entsteht eine kurze Liste: Was muss das Programm können, was wäre schön, was brauchen Sie nicht? Diese Liste steht schriftlich fest, bevor die erste Vorführung beginnt. Sonst übernimmt jeder Anbieter die Anforderungen, die sein Produkt am besten erfüllt, und Sie vergleichen am Ende Äpfel mit Birnen.

3. Jeder Anbieter zeigt dieselben Abläufe

Schreiben Sie zwei oder drei typische Vorgänge aus Ihrem Alltag auf, etwa vom Auftragseingang bis zur Rechnung. Jeder Anbieter führt genau diese Vorgänge vor, am besten mit Beispieldaten aus Ihrem Betrieb. So sehen Sie, wie viele Klicks ein Vorgang wirklich braucht und an welcher Stelle das Programm eine Umgehung verlangt.

4. Die Kosten über drei Jahre rechnen

Lizenzen pro Nutzer, Einrichtung, Schulung, Wartung, Updates und Support: Legen Sie die Summe über drei Jahre neben den Einstiegspreis. Ein günstiger Start mit teuren Folgejahren ist häufiger als umgekehrt. Weitere Prüffragen für das Angebot selbst stehen im Beitrag Angebot prüfen: zehn Fragen, bevor Sie unterschreiben.

5. Daten, Schnittstellen und der Weg hinaus

Fragen Sie drei Dinge ausdrücklich: Wer übernimmt Ihre bisherigen Daten, und was kostet das? Mit welchen vorhandenen Programmen spricht die Software, und wer richtet die Verbindung ein? Und wie bekommen Sie Ihre Daten zurück, wenn Sie in einigen Jahren wechseln wollen? Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, etwa in einer Cloud-Lösung, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

6. Entscheiden und die Anforderungen behalten

Für ein überschaubares Programm rechnen Sie mit vier bis acht Wochen bis zur Entscheidung. Die Anforderungsliste ist danach nicht erledigt. Sie wird zum Maßstab für die Einführung: Was der Anbieter zugesagt hat, muss am Ende funktionieren, bevor Sie die Einführung abnehmen.

Und dann?

Wer vergleicht, sollte nicht am Verkauf verdienen. Ich verkaufe keine Software und bekomme für eine Empfehlung kein Geld vom Hersteller. Eine Verbindung lege ich offen: Als Lexware Office Premium Coach berate ich unter belegcoach.de zu dieser Software für Rechnungen und Belege. Wie ich bei einer Auswahl vorgehe, steht auf der Seite Prozesse und Systeme. Für eine einzelne Frage, etwa zu einem vorliegenden Angebot, reicht eine Einzelberatung.