E-Rechnung ab Januar 2027: was bis Jahresende entschieden sein muss

Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der Versand folgt in zwei Stufen, die erste beginnt am 1. Januar 2027. Den Überblick über alle Fristen finden Sie im Beitrag E-Rechnung: Pflichten 2025, 2027 und 2028. Hier geht es um die Frage, was jetzt zu tun ist.

Gilt die Frist für Sie?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz Ihres Unternehmens im Jahr 2026, nicht der Gewinn und nicht der Betrag einzelner Rechnungen. Liegt er über 800.000 Euro, müssen Ihre Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ab dem 1. Januar E-Rechnungen sein. Rechnungen an Privatkunden betreffen die Regel nicht. Kleinbeträge bis 250 Euro sind ebenfalls ausgenommen.

Den endgültigen Umsatz für 2026 kennen Sie erst im Januar. Wenn Sie in der Nähe der Grenze liegen, planen Sie so, als gelte die Frist für Sie.

Der Stichtag kommt früher, als der Kalender sagt

Die Übergangsregel für 2026 erlaubt Papier oder PDF nur für Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Wer über der Grenze liegt und Leistungen aus dem Dezember erst im Januar abrechnet, braucht dafür schon die E-Rechnung. In vielen Betrieben ist das die erste Rechnung des neuen Jahres.

Für Abschlagsrechnungen gibt es eine Erleichterung: Was vor dem Stichtag als gewöhnliche Rechnung verschickt wurde, muss nicht neu ausgestellt werden, auch wenn Leistung und Zahlung später kommen. Die Schlussrechnung im neuen Jahr ist dann aber eine E-Rechnung.

Wird die Frist noch verschoben?

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, die erste Stufe auf 2028 zu verschieben. Er nennt technische Gründe: Viele Programme setzen die Norm noch nicht sauber um. Beschlossen ist nichts. Einen Gesetzentwurf habe ich nicht gefunden (Stand 11. November 2026). Das Bundesfinanzministerium hat im Oktober ein weiteres Schreiben mit Erleichterungen veröffentlicht, an den Fristen ändert es nichts. Darauf zu warten, dass die Frist fällt, halte ich für riskant.

Fünf Entscheidungen bis Dezember

• Welches Format? Üblich sind ZUGFeRD und XRechnung. ZUGFeRD sieht aus wie ein PDF und trägt die Daten zusätzlich maschinenlesbar in sich, das ist für Kunden ohne eigene Software angenehm. Behörden verlangen oft XRechnung über ein eigenes Portal. Das regeln eigene Vorschriften, die neben dem Umsatzsteuerrecht gelten.
• Kann Ihr Programm das? Viele Rechnungsprogramme und ERP-Systeme können E-Rechnungen schreiben, nur ist die Funktion nicht eingerichtet oder nie ausprobiert worden. Schicken Sie im Dezember eine Testrechnung an einen Kunden, der mitmacht. Dann sehen Sie, ob sie drüben lesbar ankommt.
• Stimmen die Kundendaten? Sie brauchen je Kunde die Adresse, an die E-Rechnungen gehen sollen, bei Behörden zusätzlich die Leitweg-ID. Auch die Leistungsbeschreibung gehört in den maschinenlesbaren Teil, und zwar so genau, dass Art und Umfang der Leistung erkennbar sind. Stundenzettel und Aufstellungen dürfen als Anhang mitgehen.
• Was ist mit den Sonderfällen? Schlussrechnungen nach Abschlägen, Rechnungen über Bauleistungen, Gutschriften und Korrekturen: Für alle gibt es eigene Regeln, und eine Korrektur muss ebenfalls eine E-Rechnung sein. Gehen Sie die Fälle durch, die bei Ihnen regelmäßig vorkommen.
• Wer ist zuständig? Legen Sie fest, wer im Januar die ersten E-Rechnungen kontrolliert, wer Rückfragen von Kunden beantwortet und wie die Dateien aufbewahrt werden. Aufzubewahren ist der maschinenlesbare Teil, unverändert und acht Jahre lang. Stimmen Sie das mit Ihrem Steuerbüro ab.

Was passiert, wenn es im Januar noch hakt?

Ein Bußgeld droht nicht. Das Bundesfinanzministerium sieht in einer gewöhnlichen Rechnung statt einer E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit. Der Druck kommt von Ihren Kunden: Sie haben einen Anspruch auf eine E-Rechnung, und aus einer gewöhnlichen Rechnung können sie die Vorsteuer grundsätzlich nicht ziehen. Sie werden also nachfragen, eine neue Rechnung verlangen oder später zahlen. Eine nachträglich ausgestellte E-Rechnung kann das heilen, kostet aber Zeit auf beiden Seiten.

Woher ich das weiß, und was ich nicht mache

Grundlage sind § 27 Absatz 38 UStG, das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2026 und dessen Fragen und Antworten zur E-Rechnung, alle am 11. November 2026 gelesen. Ich bin kein Steuerberater und ersetze keinen. Ob die Frist für Sie gilt und wie Sonderfälle zu behandeln sind, klärt Ihr Steuerbüro.

Was ich mache: mit Ihnen prüfen, ob Programm, Kundendaten und Abläufe bis Januar bereit sind, und die Umstellung mit Ihrem Team, dem Softwarehersteller und dem Steuerbüro abstimmen. Für eine einzelne Frage reicht eine Einzelberatung. Soll jemand die Umstellung bis zum Ende begleiten, ist das ein Fall für das Monatspaket. Arbeiten Sie mit Lexware Office, finden Sie auf belegcoach.de einen Selbsttest zur Frist.